Kennis, ideeën en ervaring uit de samenleving zijn onmisbaar voor beleid

Participatie en consultatie zijn namelijk hartstikke belangrijk. Daarom houden wij ons er zelf ook bijna dagelijks mee bezig. Werken met de enorme hoeveelheid kennis, ideeën en ervaring uit de samenleving is een onmisbaar onderdeel geworden voor heel veel beleidsthema’s. Of voor grote opgaven zoals de Regionale Energie Strategie en de omgevingsvisies van gemeenten en provincies. En natuurlijk kun je als overheid bijdragen aan je eigen succes. Het begint allemaal met helderheid en eenduidigheid. Bijvoorbeeld door een onderscheid te maken tussen participatie en consultatie. De meeste overheden gebruiken deze termen door elkaar of gooien ze op één hoop, terwijl beide begrippen echt iets anders betekenen: bij participatie doe je mee, bij consultatie mag je jouw ideeën en kennis laten horen. Zorgen voor heldere verwachtingen en je daar ook aan houden, is de basis voor een kansrijke aanpak.

Acht lessen over succesvol zijn en aandachtspunten

In twintig jaar communiceren met de ‘omgeving’ van onze opdrachtgevers hebben we flinke ervaring opgedaan. Fouten gemaakt ook en daarvan geleerd. Misschien hebben we dat nog te weinig gedeeld. Veel mensen ondertekenen hun stukken – of online profielen – met ‘communicatie-expert’. Wij zijn dat ook. Toch zijn we terughoudend met dat begrip. We doen het immers niet altijd goed. Het is ook geen harde wetenschap. En er zijn anderen die het ook kunnen. Maar dit is een nieuwe tijd, de schroom mag overboord. We hijsen de zeilen en noteren een paar goede lessen om voordeel mee te doen. En te leren voor de nieuwe tijd. Sommige komen misschien bekend voor of lijken een open deur. Benut vooral het voordeel van de volgende acht lessen: De mal en de contramal.

 

Les 1      Bestuurlijke visie en helderheid

Niets zo prettig als een bestuurder die weet wat ie wil. Dat is in elke zaal fijn. Of het nu gaat om een eenmalige inspraakavond of om de start van een proces van samenwerking. Geef als bestuurder aan waar je voor staat. Het is beter om ruzie te maken met een bestuurder wiens mening je niet deelt, dan de indruk te hebben dat iemand niet weet wat hij wil. En daarmee is de contramal ook geschetst: de onzekere bestuurder die aangeeft dat hij het antwoord in deze complexe zaken ook niet heeft en dus eerst zijn oor te luisteren legt voor hij een mening heeft. Geloof ons: bewoners hebben veel liever duidelijkheid, ook als het antwoord hen niet bevalt. Als je het weet, zeg het dan gewoon. Ook als het schuurt.

Les 2 Bied kaders en uitgangspunten

Geef aan de start van een proces helder aan wat de kaders en uitgangspunten zijn waar betrokkenen rekening mee moeten houden, of het nu gaat om gebiedsontwikkeling, grootschalige opwek van duurzame energie of overlast die ervaren wordt. Sommige dingen kunnen wel, andere niet. De keerzijde van die kaders is vaak praktijk: overheden zijn open, wervend en uitnodigend met een blanco blad. Tot deelnemers met uitgewerkte ideeën komen, dan worden vaak de beperkingen geduid. Wees slim en neem geen blanco canvas mee maar deel (het programma) wat al vast ligt. 

Les 3 Geef ruimte om eigen, herkenbare wensen gerealiseerd te zien

We hebben in de afgelopen jaren prachtige voorbeelden gezien van overheden die in de taal van hun inwoners een beleidsdocument maakten en daar ook uitvoering aan wisten te geven. Chapeau! De keerzijde is dat overheden de opbrengst uit participatie en consultatie de beleidsmal intrekken en daarmee naar een andere werkelijkheid. De wens om een trapveldje in de buurt te hebben wordt dan ineens ‘het versterken van sociaalmaatschappelijke voorzieningen’ of de zorg over bereikbaarheid verandert in ‘toekomstbestendige regionale infrastructuur’. Wees helder en lever waar om gevraagd is.

Les 4 Ambtenaren 😊 😊

De meeste ambtenaren die eropuit trekken om in gesprek te gaan, zitten boordevol enthousiasme en goede intenties. En dus slagen ze er best vaak in om anderen te verleiden om mee te denken, mee te doen en al hun kennis en creativiteit in te zetten. Sommigen dragen dat ook op een goede manier mee terug het eigen gemeentehuis in.  En toch is de contramal dat het daar vaak fout gaat. Want in die gemeentehuizen zitten ook veel ambtenaren wiens werk het juist is om de regels te toetsen en de kaders te bewaken. Vaak botst dat. Niet zelden struikelt het dan en horen betrokkenen na de enthousiaste consultatie niets meer terug over het mooie idee dat in een fijn proces is gedeeld.

Les 5 Heb respect voor de beleving en ervaring van betrokkenen

Mensen zijn geen zeikerds. Oké ze bestaan wel, maar in het algemeen komen bezoekers naar bijeenkomsten omdat ze vanuit goede intenties mooie ideeën willen delen, omdat ze zich oprecht ergens zorgen over maken of omdat zich niet gehoord voelen. Daar respect voor tonen levert een heel andere start op dan het niet willen horen. Het is bijzonder hoe vaak bestuurders en ambtenaren, of uitgenodigde experts, oprecht betrokken deelnemers aan moeilijke avonden afserveren met een opmerking als “dat weten we al van u, u wilt het niet…”, of “u blijft maar zeggen dat u daarvan last heeft, maar we voldoen aan alle regels”. Alsof de beleving of ervaring dan niet meer telt. Voor procesbegeleiders is het een hele kluif om de goede toon te hervinden als opdrachtgevers zelf zo de mist in vliegen. Pak het anders aan en probeer niet alles te objectiveren op basis van onderzoek of wetgeving. De beleving telt.

Les 6  Pluk laaghangend fruit meteen: denk inside the box

Zeker als het gaat om visievorming wordt een enorm beroep gedaan op de meedenkkracht van de omgeving. Maar dat kan heel erg moeilijk zijn. Tien jaar of verder vooruit kijken is razend complex. Sluit daarom niet uit dat het ook over vandaag en dichtbij mag gaan. Out of the box denken is bovendien niet altijd nodig. Om de Britse Dr. Who te citeren als hij zijn ruimteschip in de vorm van een telefooncel introduceert: “it’s bigger on the inside”. Als je alleen heel ver vooruit mag kijken belemmert dat mensen in hun betrokkenheid. Hun primaire beleving zijn de zorgen of wensen van vandaag en morgen, geef daar dus óók ruimte aan. Combineer het nadenken over de toekomstvisie met het plukken van laaghangend fruit en biedt ruimte voor de actie van morgen. We kennen de succesvolle voorbeelden van gemeenten die het nadenken over de verre toekomst combineren met de beschikbaarheid van een buurtbudget voor de korte termijn. 

Les 7 Accepteer dat je (bijna) nooit met een schone lei begint

Niet zelden beginnen bijeenkomsten en processen met een flinke dosis argwaan of zorg. Dat betekent dat veel betrokkenen daardoor niet onmiddellijk in de meedenkstand zitten. Gek? Helemaal niet. Vaak spelen (negatieve) ervaringen uit het verleden een rol. Buurtbewoners hebben bijvoorbeeld al eens meegedacht over nieuwe voorzieningen in de buurt, die er vervolgens niet of pas na jaren kwamen. Stakeholders hebben de provincie van allerlei munitie voor nieuw beleid voorzien, maar kregen nooit een terugkoppeling. Het dorp gaf aan dat ze een bepaald stukje groen graag wilden gebruiken voor woningbouw, wat niet kon, en nu mag er zich opeens wel een groter bedrijf vestigen. We ervaren vaak de wens om met een schone lei te beginnen en eerdere ervaringen te vergeten. Hoewel dit met goede bestuurlijke en ambtelijke intenties gebeurt is dit niet realistisch en soms zelfs kwetsend. De lei is niet schoon. Deelnemers nemen hun ervaringen mee. Zorg dat je eerst aandacht hebt voor het vuil. Spreek af hoe je nieuwe krassen voorkomt.

Les 8 Geef vertrouwen

In de ruimtes waarin we met omgevingspartners van overheden spreken zit vaak enorm veel kennis, ervaring en ideeën. Het mooie is dat deze samenleving ook vaak hardop vraagt: Geef ons het vertrouwen overheid dat we dit goed kunnen regelen, of dat we daar met elkaar eerst eens over na mogen denken”. Op sommige dossiers pakken sommige overheden dat goed op, zoals we dat bijvoorbeeld zien in het ‘uitdaagrecht’. Het is jammer dat veel overheden dat nog omkeren en juist zelf om vertrouwen vragen: vertrouwt u er nou op dat we het dit keer goed aanpakken. Vertrouwt u op onze deskundigheid…

Zomaar acht lessen op een rijtje. Lessen die vooral gaan over de uitgangspunten voor succesvolle interactie. Over de keuze van middelen en werkvormen hebben we het dan nog niet eens gehad. Wat ons betreft zijn die ook van minder belang. Zulke middelen zijn immers altijd ondersteunend aan het proces. Toch zien we in de actualiteit dat de middelen in veel processen een hoofdrol spelen. De coronacrisis maakt dat pijnlijk duidelijk.

Comfortabel terugveren in oude kussens?

De tanker met de geplande traditionele bijeenkomsten van overheden kwam plotseling stil te liggen. In allerlei processen werd om uitstel gevraagd. Moeten we samen de overgang van fysieke bijeenkomsten naar online bijeenkomsten vormgeven? Of wachten tot de bui voorbij is en schuilen tot het weer ‘normaal’ is? Iedereen had er in de afgelopen tijd wel een mening over. Vaak gehoord is “Online krijg je minder interactie”, “Ik vind toch dat bewonersparticipatie of consultatie fysiek moet” en “We hebben het nog nooit gedaan en zijn bang dat het niet lukt”. Zomaar een aantal uitspraken die wij te horen kregen van opdrachtgevers. Maar is het realistisch dat we op korte termijn weer grotere bijeenkomsten mogen organiseren? Is het terecht om bang te zijn voor het (soms) onbekende?  Zetten we het meedenkproces echt even stil? De vraag of dat verstandig is, is een retorische.

Zoals de Nederlandse podcastserie ‘over alles’ van onder andere journalist Botte Jellema en cabaretier Paulien Cornelisse ons leert, zijn we terechtgekomen in de “eeuw van de amateur”. Daarmee wordt bedoeld dat mensen steeds meer zin hebben om zelf creatief te zijn en uit te zoeken hoe dingen werken én dat het niet erg is als je niet direct weet hoe iets werkt. Je vogelt het wel uit (samen). Mooi toch? In de afgelopen maanden zijn we daar zelf hardop mee aan de slag gegaan en hadden we gelukkig ook verschillende opdrachtgevers die er net zo over denken. Doen, struikelen, succes hebben, fouten maken, heel hard lachen, je schamen en weer doorgaan. En het samen gewoon druk hebben met de kalender die we ook voor corona al hadden. Is er dan eigenlijk wel echt iets veranderd?

Wij weten dat online bijeenkomsten, in allerlei verschijningsvormen, juist veel interactie bevatten en dat je snel naar de kern kunt gaan. Beeldschermvermoeidheid gaan we te lijf met een hoog tempo en grote diversiteit. Complexe vergaderingen bereiden we secuur voor, zodat iedereen weet wat er wordt verwacht. Brainstormen kan goed online. Zeker als we het resultaat borgen in een visueel verslag. Mensen met online-stress helpen we met tijdige instructie of een praktische animatie. Tijd voor rustige reflectie bieden we met online werkvormen die ieder thuis op zijn eigen tijd kan doen. En ook in heel grote gezelschappen laat zich juist nu de meerwaarde van een goede gespreksleider zien. We halen heel veel op, ervaren we, en krijgen er enthousiasme voor terug.

Ook als we elkaar straks weer aan tafel mogen ontmoeten, of het nu nabij is of op anderhalve meter, zal er blijvend iets veranderd zijn. Comfortabel terugveren in oude kussens is er niet meer bij, hoe verleidelijk dat voor sommigen misschien ook is. De toekomst zal hybride zijn. Overal om ons heen horen we dat mensen ‘het goede’ dat ze in deze tijd hebben ervaren willen meenemen naar het ‘nieuwe normaal’. Dat nieuwe normaal is gisteren al begonnen.

Een blended toekomst voor communicatie en proces

We gaan toe naar een mix van fysieke ontmoeting en online. Dat zien we al bij grote onderwijsinstellingen. Ook de inzet van communicatie en processen zal ‘blended’ zijn: een hybride vorm om processen te organiseren met heel verschillende online en offline werkvormen. Eigenlijk net zo creatief als nu, maar dan verrijkt met nieuwe methoden.

Een deel van het proces zal straks met online werkvormen zijn, die mensen kunnen benutten op een tijdstip dat hen het beste past. Voor het werken, na schooltijd, na het avondeten, in gesprek met vrienden of ’s avonds laat met een drankje op de bank.

Een ander deel van het proces houden we met elkaar in één ruimte. Voor een deel zoals we het gewend waren: met de kaarten op tafel. Tijdens een bijeenkomst in het dorpshuis kunnen we ook een livestream opzetten en dan doen mensen thuis via de chat mee. Bijkomend voordeel: meer mensen zijn in de gelegenheid om deel te nemen zonder naar de bijeenkomst te hoeven komen. Er hoeft simpelweg geen oppas of (openbaar) vervoer geregeld te worden. Het bereik wordt dus veel groter!

Duidelijke randvoorwaarden en een gekaderde vraag blijven essentieel, zodat vanuit beide kanten (off- en online) deelnemers hun ideeën en wensen kunnen meegeven. De fysieke ontmoetingen en alle online mogelijkheden vullen elkaar dus voortdurend aan, waardoor er een mooi geïntegreerd werkproces ontstaat. Het is dus niet simpelweg het toevoegen van een computer of techniek aan je proces, maar heel zorgvuldig nadenken over de vraag welke content je op welke manier gaat inzetten of ophalen. Juist omdat het elkaar goed aanvult is het één geheel.

Er komt een mooie toekomst aan. We zijn flink opgeschud en uitgedaagd om te innoveren. Als deze periode íéts heeft laten zien, is het wel dat niets zeker is. Dus laten we met elkaar nieuwe routes verkennen, uitproberen en ontwikkelen door onze creativiteit ver open te zetten. We maken er samen iets moois van en zorgen ervoor dat participeren en consulteren echt van iedereen is. Aan het begin van dit artikel benadrukten we al dat werken met de enorme hoeveelheid kennis, ideeën en ervaring uit de samenleving een onmisbaar onderdeel is voor heel veel beleidsthema’s. Uiteraard blijft dat zo. En met de juiste online inzet wordt de toekomst nog veel meer van iedereen.

Ilse Luijken

Jaap Jepma